Records management program : RMP

    สวัสดีค่ะเพื่อนๆทุกคน พบกับเจลลี่คนดีคนเดิมอีกครั้งนะคะ ในบทความที่แล้วเจลลี่ได้พาทุกคนไปรู้จักกับอาชีพ Records Manager ซึ่งเป็นอาชีพที่มีความน่าสนใจเป็นอย่างมาก แต่วันนี้เจลลี่จะพาทุกคนไปรู้จักกับ RMP กันค่ะ ซึ่งมีความน่าสนใจไม่แพ้กันเลย สงสัยกันแล้วสินะคะว่า RMP มันคืออะไร เราไปทำความรู้จักกับ RMP ไปพร้อมๆกันเลยยย

RMP คืออะไร?

    RMP หรือ Records management program คือ แผนงานจัดการเอกสาร เป็นแผนงาน (Programme) หรือหน่วย (Unit) ที่ทำหน้าที่รับผิดชอบในการจัดการเอกสารที่ยังไม่สิ้นกระแสการใช้งาน และสิ้นกระแสการใช้งานแล้ว สำหรับระบบราชการไทย มีหน่วยงานที่ทำหน้าที่ใกล้เคียง RMP คือ หน่วยงานสารบรรณ แต่ยังเน้นที่การปฏิบัติงานเกี่ยวกับตัวเอกสาร (Recordskeeping) มากกว่าเป็นการบริหารจัดการทั้งระบบ RMP ของแต่ละหน่วยงานมีชื่อเรียกที่แตกต่างกัน เช่น Records Management Unit, Records/Archives and Special Collections, Records and Archives Management Section, Records center, Records Management and Archives Unit, Records Management Division, Information and Records Management (IRM)

    หน้าที่ของ RMP ตาม ISO15489 ระบุ คือ ออกนโยบายและขั้นตอนการทำงาน กำหนดหน้าที่และความรับผิดชอบ สร้าง เผยแพร่ขั้นตอนและแนวทางการปฏิบัติ ให้การบริการในขอบเขตที่เกี่ยวข้องกับการจัดการและการใช้เอกสาร ออกแบบระบบเฉพาะสำหรับจัดการเอกสาร นำระบบลงสู่การปฏิบัติ บริหารระบบบูรณาการการจัดการเอกสารลงสู่ระบบธุรกิจและในกระบวนการต่างๆ ในองค์การขนาดเล็กอาจมีนักจัดการเอกสารขับเคลื่อน RMP เพียงคนเดียวได้ แต่ในองค์การขนาดใหญ่จำเป็นจะต้องมีการตั้งหน่วยงาน/แผนกสำหรับจัดการเอกสารโดยเฉพาะ

    เราได้ทำความรู้จักเกี่ยวกับ RMP ไปเบื้องต้นแล้ว ขั้นตอนต่อไปเจลลี่จะพาเพื่อนๆไปรู้จักกับตัวอย่างแผนงานการจัดการเอกสารของหน่วยงานต่างประเทศกันค่ะ ตัวอย่างที่เจลลี่เลือกมาคือ National Archives and Records Administration เพื่อนๆไม่คุ้นชื่อกันเลยใช่ไหมล่ะคะ เรามาเริ่มทำความรู้จักสถานที่แห่งนี้กันดีกว่าค่ะ

    National Archives and Records Administration คือหอจดหมายเหตุแห่งชาติและการบริหารเอกสาร (NARA) เป็นผู้รักษาบันทึกของประเทศสหรัฐอเมริกา จากเอกสารและวัสดุทั้งหมดที่สร้างขึ้นในระหว่างการดำเนินธุรกิจที่ดำเนินการโดยรัฐบาลกลางของสหรัฐอเมริกา

    หลายคนรู้จักหอจดหมายเหตุแห่งชาติในฐานะผู้รักษาคำประกาศอิสรภาพรัฐธรรมนูญและร่างพระราชบัญญัติสิทธิ ในระบอบประชาธิปไตยบันทึกเป็นของประชาชนและเป็นเวลากว่าแปดทศวรรษที่ NARA ได้เก็บรักษาและให้การเข้าถึงเอกสารของสหรัฐอเมริกา กล่าวโดยย่อคือ NARA รับรองว่าจะสามารถเข้าถึงเอกสารสำคัญเกี่ยวกับสิทธิของพลเมืองอเมริกันและการดำเนินการของรัฐบาลได้อย่างต่อเนื่อง

    หอจดหมายเหตุแห่งชาติก่อตั้งขึ้นในปี พ.ศ. 2477 โดยประธานาธิบดีแฟรงคลินรูสเวลต์ NARA เก็บเฉพาะเอกสารของรัฐบาลกลางที่ได้รับการตัดสินว่ามีคุณค่าอย่างต่อเนื่อง และมีความหลากหลายทั้งในรูปแบบและเนื้อหา มีบันทึกข้อความประมาณ 10 พันล้านหน้า แผนที่แผนภูมิและแบบสถาปัตยกรรมและวิศวกรรม 12 ล้านรายการ ภาพถ่ายและกราฟิก 25 ล้านภาพนิ่ง ภาพถ่ายทางอากาศ 24 ล้านรูป; ภาพยนตร์ภาพยนตร์ 300,000 ม้วน; การบันทึกวิดีโอและเสียง 400,000 รายการ และข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ 133 เทราไบต์ วัสดุเหล่านี้ทั้งหมดจะถูกเก็บรักษาไว้เนื่องจากมีความสำคัญต่อการทำงานของรัฐบาลมีคุณค่าในการวิจัยในระยะยาวหรือให้ข้อมูลที่มีคุณค่าแก่พลเมือง

    นอกจากนี้ NARA ยังต้องจัดการบันทึกรัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์ที่มีจำนวนเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว ขณะนี้ได้รับการพัฒนา Electronic Records Archives (ERA) เป็นการตอบสนองเชิงกลยุทธ์ของเราต่อความท้าทายในการรักษาจัดการและให้การเข้าถึงบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ ERA จะเก็บบันทึกข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ที่จำเป็นของรัฐบาลกลางที่สามารถเรียกคืนอ่านได้และเป็นของจริงตราบเท่าที่ยังคงมีคุณค่าไม่ว่าจะเป็นเวลาไม่กี่ปีหรือสองสามร้อยปี

ภารกิจและบริการของNARA

    NARA เป็นสถานที่เก็บเอกสารถาวรใน 17 รัฐตั้งแต่ชายฝั่งถึงชายฝั่งปกป้องและให้การเข้าถึงข้อมูลสาธารณะหลายล้านรายการ นอกเหนือจากการช่วยเหลือหน่วยงานของรัฐบาลกลางและสาธารณชนในด้านการวิจัยและบริการอ้างอิงแล้ว NARAยังจัดส่งโปรแกรมการศึกษาและการประชุมเชิงปฏิบัติการสาธารณะเพื่อช่วยให้ชาวอเมริกันเรียนรู้วิธีใช้บันทึกที่เก็บถาวร นอกจากนี้ศูนย์ข้อมูลของรัฐบาลกลาง 16 แห่ง (FRC) ยังให้บริการจัดเก็บบันทึกการเข้าถึงและการจัดการที่เหนือกว่าของหน่วยงานของรัฐบาลกลางผ่านเครือข่ายสิ่งอำนวยความสะดวกระดับประเทศ ยกตัวอย่างเช่น ศูนย์บันทึกข้อมูลบุคลากรแห่งชาติในเซนต์หลุยส์จัดการบันทึกข้อมูลของทหารผ่านศึกหลายล้านคนในศตวรรษที่ 20 ตลอดจนอดีตพนักงานของรัฐบาลกลางพลเรือน

    เป็นไงกันบ้างคะเพื่อนๆ National Archives and Records Administration หรือหอจดหมายเหตุแห่งชาติและการบริหารเอกสาร (NARA) เป็นแผนงานการจัดการเอกสารของหน่วยงานต่างประเทศที่มีความน่าสนใจเป็นอย่างมากเลยใช่ไหมล่ะ สถานที่แห่งนี้ได้เก็บรวมรวมเอกสารที่สำคัญไว้เยอะมาก ยกตัวอย่างเช่น บันทึกข้อความประมาณ 10 พันล้านหน้า แผนที่แผนภูมิและแบบสถาปัตยกรรมและวิศวกรรม 12 ล้านรายการ  ซึ่งวัสดุเหล่านี้ได้ถูกเก็บรักษาไว้เนื่องจากมีความสำคัญต่อการทำงานของรัฐบาล และมีคุณค่าในการวิจัยในระยะยาวหรือให้ข้อมูลที่มีคุณค่าแก่พลเมือง เห็นได้ชัดเลยนะคะว่า NARA เป็นหน่วยงานที่มีความสำคัญเป็นอย่างมากต่อการรับผิดชอบในการจัดการเอกสารที่ยังไม่สิ้นกระแสการใช้งาน และสิ้นกระแสการใช้งานแล้วของประเทศสหรัฐอเมริกา

    ตอนนี้เราได้เดินทางมาถึงช่วงท้ายของเนื้อหาแล้ว เจลลี่หวังว่าข้อมูลที่ได้นำมาแบ่งปันกับเพื่อนๆในวันนี้จะทำให้เพื่อนๆรู้จักเกี่ยวกับ  Records management program : RMP ในหน่วยงานของต่างประเทศเพิ่มมากขึ้น สุดท้ายนี้ “ถ้าเพื่อนๆอ่านจบแล้วคิดเห็นอย่างไร สามารถทิ้งความคิดเห็นไว้ด้านล่างนี้ได้เลยนะคะ” ไว้เจอกันใหม่บทความหน้า สวัสดีค่ะ :-)

อ้างอิง

วิศปัตย์ ชัยช่วย. (2564). การจัดการเอกสาร Records Management. ขอนแก่น : สาขาวิชาสารสนเทศศาสตร์ คณะมนุษยศาสตร์และสังคมศาสตร์ มหาวิทยาลัยขอนแก่น.

National Archives.  (n.d.). What is the National Archives and Records Administration. Retrieved January 31, 2021, from : https://www.archives.gov/about