RECORDS MANAGER

   สวัสดีค่ะเพื่อนๆ พบกับเจลลี่อีกเช่นเคยค่ะ วันนี้เจลลี่จะพาเพื่อนๆไปพบกับอาชีพนึงที่มีความน่าสนใจมากๆ ซึ่งอาชีพนั้นก็คือ...อาชีพ RECORDS MANAGER หรือ อาชีพ นักจัดการเอกสาร นั่นเองค่ะ อาชีพนี้จะมีความน่าสนใจยังไง เราไปดูพร้อมๆกันเลยค่ะ

RECORDS MANAGER?

  Records Manerger คือผู้จัดการเอกสาร ดูแลเอกสารขององค์กรตั้งแต่การสร้างและการเก็บรักษาจนถึงการกำจัด ความรับผิดชอบโดยทั่วไป ได้แก่

     - การสร้างระบบการจัดการระเบียนใหม่

    - การพัฒนาบำรุงรักษาตรวจสอบและประเมินระบบที่มีอยู่

    - ดูแลการเปลี่ยนจากกระดาษเป็นการเก็บบันทึกอิเล็กทรอนิกส์

    - การเขียนรายงานและสิ่งพิมพ์

    - จัดการกับการสอบถามและการร้องขอข้อมูลจากลูกค้าทั้งภายในและภายนอก

    - ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการปฏิบัติตามข้อกำหนดและข้อบังคับทางการเงินกฎหมาย

    - ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลได้รับการปกป้อง

    - ให้การฝึกอบรมแก่เจ้าหน้าที่ที่ต้องการการเข้าถึงหรือมีความรับผิดชอบในการรักษาบันทึก

โดยการที่จะเป็น Records Maneger ได้นั้นจำเป็นจะต้องมีคุณสมบัติดังนี้

     - ต้องมีวุฒิการศึกษาระดับปริญญาเพื่อเป็นผู้จัดการทะเบียน

     - มีการศึกษาระดับปริญญาตรีหนึ่งหรือสองระดับในสาขาการจัดการข้อมูล และการจัดการบันทึกที่ได้รับการรับรองโดยสมาคมหอจดหมายเหตุ และบันทึก (ARA) และ CILIP

ทักษะที่สำคัญสำหรับผู้จัดการทะเบียน

    - มีความอดทนและความพิถีพิถัน

    - สามารถจัดลำดับความสำคัญได้ดี

    - มีทักษะในการแก้ปัญหาที่ดี

    - ทักษะการสื่อสารและการมีอิทธิพลโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อต้องการให้เพื่อนร่วมงานส่งมอบเอกสารหรือใช้ระบบอย่างถูกต้อง

    - ความมั่นใจในการใช้ฐานข้อมูลซอฟต์แวร์และระบบปฏิบัติการตามความต้องการ และมาตรฐาน

• นักจัดการเอกสารมีหน้าที่สำคัญต่อองค์การอย่างไร?
• อาชีพนี้น่าสนใจอย่างไรในยุคปัจจุบัน?

    นักจัดการเอกสารสามารถการจัดการเอกสารได้อย่างเป็นระบบ เนื่องจากระบบการจัดการเอกสารเป็นกรอบการทำงานที่อำนวยความสะดวกในการไหลเวียนของข้อมูลสำคัญทั่วทั้งองค์การ ระบบการจัดการเอกสารที่ดีสามารถช่วยจัดระเบียบไฟล์และข้อมูลทั้งหมดขององค์การได้เป็นอย่างดี และสามารถติดตามเอกสารสำคัญทั้งหมดได้อย่างง่ายดาย

    เมื่อมีนักจัดการเอกสาร และระบบการจัดการเอกสารที่มีประสิทธิภาพ สิ่งเหล่านี้จะช่วยให้องค์การทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด และสามารถทำให้องค์การก้าวหน้าไปอย่างรวดเร็ว แม้ว่าระบบจัดการเอกสารส่วนใหญ่จะจัดเก็บเอกสารดิจิทัลทั้งหมดขององค์การไว้ในระบบคลาวด์ จึงดูเหมือนว่าอาชีพนักจัดการเอกสารจะไม่มีความสำคัญมากนักเมื่อมีเทคโนโลยีมาแทนที่ แต่สำหรับตัวเจลลี่แล้ว เจลลี่คิดว่าในปัจจุบันยังไม่มีเทคโนโลยีที่สามารถเข้ามาแทนที่การทำงานของอาชีพนักจัดการเอกสารได้อย่างแท้จริง เนื่องจากงานเอกสารบางอย่างในองค์การก็ต้องใช้การจัดการเอกสารที่มีความละเอียดในการจัดการข้อมูล

    ดังนั้นในปัจจุบันอาชีพนักจัดการเอกสารจึงยังมีความสำคัญต่อองค์การ และมีความน่าสนใจอยู่นั่นเองค่ะ😊

    เป็นยังไงกันบ้างคะ น่าสนใจมากๆเลยใช่ไหมล่ะ สำหรับอาชีพนักจัดการเอกสารเนี่ย  จากข้อมูลที่เจลลี่ได้ให้ไปเบื้องต้น ก็ทำให้รู้แล้วใช่ไหมคะว่าการจะเป็นนักจัดการเอกสารได้นั้นจะต้องใช้ความรู้ และต้องมีความเชี่ยวชาญเป็นอย่างมาก ดูเหมือนจะเป็นงานที่ง่ายแต่กลับไม่ง่ายเลยนะคะเพื่อนๆ สำหรับบทความนี้เจลลี่หวังว่าทุกคนจะได้รู้จักกับอาชีพนักจัดการเอกสารมากขึ้น และหวังว่าบทความนี้จะเป็นประโยชน์ต่อผู้ที่สนใจในอาชีพนักจัดการเอกสารนะคะ เจอกันในบทความหน้าค่ะทุกคน สวัสดีค่ะ 💓

อ้างอิง

Devex. (2562). Records Manager. สืบค้นเมื่อ 17 มกราคม 2564. จาก

https://www.devex.com/jobs/records-manager-658763

Gradireland. (ม.ป.ป.).  Records manager. สืบค้นเมื่อ 17 มกราคม 2564 จาก

https://gradireland.com/careers-advice/job-descriptions/records-manager